Просто об электронном документообороте

Реализация концепции оптимизации электронного документооборота в корпоративных системах Введение к работе В настоящее время корпорация, как организационная форма деятельности, приобретает все более важное значение. Преимущества корпоративных систем позволяют таким структурам выживать и динамично развиваться в сложных условиях современного бизнеса. Корпоративная система включает в себя множество различных юридических лиц предприятий , занимающихся соответствующими видами бизнеса и объединенных под контролем головной компании или группы физических лиц. Предприятия, входящие в состав корпорации взаимодействуют между собой в рамках единых бизнес - процессов, что вызывает необходимость постоянного информационного взаимодействия в рамках системы, единого документооборота в режиме реального времени, так как только своевременно полученная информация может служить исходными данными для принятия рациональных управленческих решений. В исследовании под системами электронного документооборота понимаются такой класс, как системы автоматизации делопроизводства и документооборота САДД , которые предназначены для автоматизации делопроизводства и документационного обеспечения управленческой деятельности в корпорации. В настоящее время работу в данной предметной области ведут как российские, так и западные фирмы. Это находит отражение в многочисленных дискуссиях и публикациях в специализированной прессе:

Глоссарий процессного управления

Особенной популярностью программы для документооборота пользуются у крупных корпоративных клиентов — госучреждений, банков, больших коммерческих предприятий с разветвленной сетью филиалов. Заинтересованность таких клиентов в электронном документообороте легко угадывается: В то же время крупным клиентам приходится идти на серьезные расходы при внедрении СЭД.

Стоимость систем достаточно высока, внедрению предшествует длительный период изучения предприятия и формализации его бизнес-процессов.

Система моделирования бизнес-процессов. Business Studio Системы для комплексных задач внутреннего и внешнего документооборота.

Для того, чтобы сформировать эту картину, необходимо ответить на следующие вопросы: Как устроен бизнес компании. Какие бизнес-процессы выполняются для получения результатов. Кто из руководителей и как за них отвечает. Где возникают сложности в работе и основные проблемы. Как от существующей модели перейти к перспективной системе бизнеса. Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации.

Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота. Очевидные выгоды, которые получает Компания в итоге реализации работ по описанию и моделированию бизнес-процессов: Уже на этапе описания бизнес-процессов неизбежно происходит оптимизация моделей — устраняется дублирование функций, исправляются пробелы в системе документооборота, определяются исполнители утерянных функций.

В описания моделей закладываются наилучшие показатели выполнения операций и наиболее передовой опыт успешных сотрудников, что позволяет стандартизировать работу всего коллектива и существенно повысить эффективность работы бизнеса в целом.

Попробуйте, как это работает — прямо сейчас! Работы, проекты или документы могут объединяться в бизнес-процессы. Исполнение длительных договоров, обработка заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, любые виды деятельности, требующие координации работ сотрудников и оформления набора документов, могут быть представлены как бизнес-процесс.

Однако успех бизнеса в современных условиях напрямую зависит от Рассмотрим стандартную модель бизнес-процесса документооборота.

Методология моделирования бизнес-процессов Методология моделирования бизнес-процессов — совокупность методов и принципов построения моделей бизнес-процессов. Моделирование осуществляется с помощью графических элементов совокупности нотаций и правил их использования. В методологии моделирования выделяют различные подходы к построению и отображению моделей бизнес-процессов, основными среди которых считаются функциональный и объектно-ориентированный.

В функциональном подходе к моделированию главным элементом является функция операция , а бизнес-процесс представляется в виде последовательности функций, преобразующих входы процесса в выходы с использованием определенных ресурсов. Особенностью методологии функционального моделирования является четкое разграничение между данными и функциями, которые их обрабатывают. Объектно-ориентированный подход отражает общую схему взаимодействия объектов без детализации выполняемых операций, но с описанием условий и событий, которые инициируют выполнение конкретных функций бизнес-процесса.

Основу данного подхода составляет объектная модель, которая базируется на таких принципах, как инкапсуляция, абстрагирование, полиморфизм, наследование, параллелизм, устойчивость и т. При этом статическую структуру модели описывают объекты, а поведение модели — сообщения, которыми эти объекты обмениваются. Каждый из двух приведенных подходов обладает своими достоинствами и недостатками. Так, например, в рамках методологии объектно-ориентированного моделирования можно разработать более устойчивые модели, которые лучше отображают организационную структуру.

Однако это не всегда требуется, особенно когда эта структура в компании не является устоявшейся. В данном случае следует использовать функциональный подход, который более понятен конкретным исполнителям задач функций бизнес-процесса в силу простоты графического представления. Тем не менее, в функциональном подходе очень слабо выражена связь между данными и бизнес-процессами, а также условия выполнение процессов.

Бизнес-моделирование

Документооборот как фрагмент общей картины Автор: Документы - самое распространенное средство поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивающее фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании. С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют собой мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами.

В первом случае за прохождение и хранение документов отвечают специализированные системы.

Представляем СЭД для малого бизнеса - FossDoc. В настоящее время системы электронного документооборота (СЭД) завоевывают все больший Ведь на этапе внедрения СЭД наши заказчики начинают моделировать свою.

Карточка документа Электронный архив документов. Отчет по карточке документа Электронный документооборот Чтобы иметь полный порядок с документами, минимизировать риски потери документов при работе и проверках, и сократить трудозатраты, все организации внедряют электронный документооборот. Происходит автоматизация исполнения описанных бизнес-процессов.

Настраивается электронный архив для хранения в удобном виде текстовых версий и скан-копий документов в рамках бизнес-процессов. В электронном архиве документ не утеряется, и при разграничении доступа не попадет к нежелательным читателям. Обычно начинают с автоматизации работы с входящими и исходящими письмами, протоколами и служебными записками. Следующим этапом часто бывает автоматизация претензионной работы: Формируется отчетность по работе с документами, выполнению документов и поручений.

Жизненный цикл работы с документами Помимо централизованного хранения документов обеспечивается весь цикл работы с документами. Важно, что на основании введенных формализованных данных в тех же документах можно настроить выполнение бизнес-процессов. Например, бизнес-процесс контроля выполнения договора на основании его условий и спецификации стартует автоматически после заключения договора.

А в случае регистрации входящего письма идет поручение по его выполнению ответственным лицам, с контролем и эскалацией ответственных в случае невыполнения. Конечно, и документ может быть помещен в центр управления в системе.

0 в моделировании бизнес-процессов управления

Системы электронного документооборота СЭД , как часть более широкого и всеобъемлющего направления — систем управления корпоративным контентом — появились на рынке двадцать с лишним лет назад. Тогда это были довольно примитивные по функциональности решения, которые просто представляли собой электронные журналы регистрации бумажных документов. В последующие годы были реализованы функции согласования, утверждения, контроля выполнения и многое другое. И сейчас все чаще говорят о внедрении в организациях полностью безбумажного юридически значимого электронного документооборота.

Уже практически не найдешь компании, где в том или ином виде не был бы автоматизирован документооборот.

Анализируются бизнес-процессы рассмотрения кредитных заявок. Предлагается формационной модели системы электронного документооборота.

Обследование, выделение и описание ключевых документационных процессов. Производится анкетирование и интервьюирование ключевых участников документооборота, выделение и визуальное моделирование документационных процессов, их оптимизация, разработка регламентов. Система выполняет процессы по организации и контролю всего документооборота компании, включая обработку заказов, организацию встреч и совещаний, управление циклом продаж и другие процессы взаимодействия контрагентов.

Система позволяет автоматизировать делопроизводство и документооборот, организовать электронный архив, поддерживает полный цикл управления документами и обладает функциональностью -систем. Первоначальная установка и настройка системы; 4. Адаптация системы электронного документооборота под бизнес-процессы Заказчика; 5. Автоматизация процессов системы менеджмента качества компании СМК ; 6. Организация работы территориально-распределенных компаний и холдингов; 7. Обеспечение доверительного обмена документами с использованием средств электронной цифровой подписи; 8.

Техническая поддержка на всех этапах проекта и после завершения внедрения.

Язык описания процесса

Публикуется по источнику на сайте фирмы" Кворум". Что такое бизнес-процесс Бизнес-процессы — это та"проза, которой всегда говорили" специалисты по управлению и разработчики информационных систем предприятия ИСП , хотя не всегда об этом знали. Интуитивно и вполне верно бизнес-процесс понимается как последовательность действий шагов, этапов, функций , совершаемых в заданном порядке и направленных на достижение некоторой цели организации.

Но специалистам по управлению и разработчикам ИСП необходимо определение, исходя из которого можно явно определить и формализовать реально существующие бизнес-процессы и начать работу по их совершенствованию с применением ИТ.

В определенной степени вопрос «кому нужна бизнес-модель» можно сопоставить с вопросом «кому нужен электронный документооборот». С какого-то.

Практически у каждого из них возникает потребность в умении оперативно и с минимальными затратами перестраивать деловой процесс. Смена условий ведения бизнеса, реформации законодательной, налоговой, отчётной и многих других сфер деловых отношений или степень готовности руководителей вести смелый, инновационный бизнес определяют регулярность и многочисленность требуемых изменений. Учитывая эти особенности, специалисты компании разработали уникальный продукт . Она предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота.

позволяет проводить документы по заранее разработанной схеме в соответствии с заданными условиями, проводить автоматическую обработку документов на различных этапах, гибко управлять списком персон, ответственных за работу с документом, вести протокол действий пользователя и системы. Однако возможности не ограничиваются лишь организацией документооборота. Система позволяет осуществлять быстрое моделирование деловых процессов, их автоматизацию, организацию и управление совместной деятельностью всех сотрудников компании.

Технология эффективна везде, где коллективная деятельность нацелена на результат, в частности, для поддержки документооборота компании, управления человеческими ресурсами и работами на всех стадиях бизнеса: состоит из двух основных компонентов: - система для воспроизведения потока работ по имеющейся модели. Модуль определения модели - подсистема по созданию и отладке бизнес-процессов.

По своим характеристикам не уступает другим аналогичным системам, а по ряду параметров существенно превосходит их. Для характерными и отличительными являются следующие свойства: